Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Инструкция по ведению книги учета трудовых книжек

В соответствии с ТК РФ, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет. Нарушение правил его ведения наказывается штрафом. Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ. Ж урналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении выдача, оформление. Еще одна причина стандартизированного ведения документации — чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника. Порядок ведения книги учета трудовых — один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Законодательная база Российской Федерации

Сколько кадровику хранить старый табель? Вопрос При проверке правильности ведения книги учета движения трудовых книжек обнаружено, что бывший работник, ответственный за ее ведение, пропустил некоторых работников и вообще не внес записи о них и их трудовых книжках. Можно ли дополнить недостающие сведения о работающих в книгу на текущую дату? Что делать, если не обнаружены записи об уже уволенных работниках, которые давно забрали трудовые книжки?

Статья об учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! На работодателя возлагается обязанность по учету и хранению трудовых книжек как бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность п.

В соответствии с п. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации. Трудовые книжки подлежат строгому учету путем их регистрации в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них далее - Книга учета трудовых. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

В процессе регистрации документу присваивается порядковый номер. Бланки трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются в приходно-расходной книге, которая находится строго в бухгалтерии. Если проверяющие органы обнаружат эту книгу вне бухгалтерии - организацию накажут штрафом. Заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая оформляется уже кадровой службой и, соответственно, может храниться в отделе кадров.

Форма книги учета трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от Эта книга ведется до полного использования ее страниц, то есть на протяжении нескольких лет. При этом, если в вашей организации велась какой-либо другой журнал учета трудовых книжек, то его необходимо "закрыть", сделав под последней записью пояснения о причинах закрытия этого журнала регистрации, а также указать количество трудовых книжек, находящихся в отделе кадров.

Естественно, число книжек в наличии должно совпадать с числом книжек по данному журналу учета. Уничтожать "закрытый" журнал ни в коем случае нельзя, потому как он содержит важнейшие сведения о принятых сотрудниках и подписи уволенных сотрудников, получивших свои трудовые книжки при увольнении. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в плотной обложке, пронумерована, прошита и скреплена либо сургучной печатью, либо опломбирована.

После этого она заверяется надписью с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц цифрами и прописью , указанием должности, фамилии, инициалов и подписью.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

Заверять имеет право исключительно руководитель организации. Пример записи: В книге пронумеровано и прошнуровано сто тридцать страниц. Сидоров мп Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в году. Согласно ему, эти документы должны храниться 75 лет. После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера. То есть если вы остановились на номере, то новая книга начнется не с 1, а с номера.

Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. Срок хранения этой книги установлен п. Регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежат: трудовые книжки, переданные в отдел кадров вновь принимаемыми работниками, книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, вкладыши в трудовые книжки, оформленные работнику в период работы в данной организации.

В случае, когда вновь принимаемый работник приносит трудовую вместе со вкладышем, то регистрируется только трудовая книжка, вкладыш регистрации не подлежит. Заполнение разделов книги учета трудовых книжек и вкладышей в них Записи дат во всех разделах производятся арабскими цифрами число и месяц - двузначными, год - четырехзначными. Например, если работник принят на работу 5 сентября г. Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером в том числе шариковой , световодостойкими чернилами пастой, гелем черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений.

Например, не допускается писать "пр. Ставится порядковый номер вносимой записи в порядке возрастания. Проставляются число, месяц и год приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Отмечу, что эти два события могут не совпадать по времени: - ст.

Таком образом, дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. Целесообразней все-таки указывать здесь именно дату приема, а не дату заполнения книжки. Вписывается фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки. Инициалы указывать нельзя, имя и отчество пишется полностью.

Указываются серия и номер трудовой книжки или вкладыша. Если вдруг номера и серии нет такое может быть ,если трудовая книжка образца года , то в этой графе ставим прочерк. Пустую графу лучше не оставлять, дабы не сочли это небрежностью заполнения. Необходимо также помнить о том, что при оформлении книжки впервые, ее бланк необходимо получить в бухгалтерии, а используемый бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера п.

Недопустимо использование бланков, не оприходованных бухгалтерией. Должность профессия указываются в строгом соответствии со штатным расписанием. Так же, как и в случае с трудовым договором ст. Вместо должности профессии, специальности может быть указана конкретна трудовая функция. Указывается наименование структурного подразделения.

Здесь вписываем дату и номер документа, на основании которого принимаем работнику на работу. Это может быть протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, или приказ о приеме, или решение единственного участника общества с ограниченной ответственностью.

Проставляется собственноручная подпись сотрудника, принявшего и зарегистрировавшего трудовую книжку либо оформившего трудовую впервые. При регистрации вкладыша в трудовую книжку в й графе также ставится личная подпись работника кадровой службы, не смотря на то, что речь в наименовании графы идет только о трудовых книжках. Эта графа отражает, какая сумма в рублях была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Сумма эта законодательно не установлена, однако п.

Графа 11 заполняется только при выдаче бланков трудовой книжки или вкладыша. Однако организация может взят на себя инициативу по бесплатному предоставлению бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Законом это не воспрещается, однако в таком случае этот момент должен быть закреплен в локальном акте, например, в ПВТР.

Заполняются при увольнении работника. В двенадцатой увольняемый работник ставит дату получения трудовой книжки последний день работы , в тринадцатой - свою подпись. Если же в последний рабочий день трудовую книжку выдать не удалось, то работнику отправляется заказным письмом уведомление о необходимости явиться и получить трудовую книжку, либо дать согласие на отправку ее по почте.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки ст. В этом случае с графах 12 и 13 проставляются соответственно: - дата и номер уведомления телеграммы, заказного письма , направленного работнику; - дата отправки с согласия работнику трудовой книжки по почте.

Так же можно еще указать номера почтовых квитанций, которые, вместе с копиями уведомлений или сопроводительных писем, подшиваются в личное дело уволенного сотрудника.

Если в период работы сотруднику выдается вкладыш в трудовую книжку, то за него увольняемый также должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку вкладыши регистрируются отдельной строкой в момент его заведения.

Исправление записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен. Должен быть у каждой записи Даты Арабскими цифрами по форме хх.

Если у работника она первая, работодатель должен обеспечить оформление документа не позднее 7 дней после начала сотрудником деятельности на предприятии Ознакомление работников и заверение Со всеми записями необходимо работника ознакомить под роспись в личной карточке, где записи дублируются Исправление ошибок Зачеркивание или иное исправление не допускается в зависимости от раздела , вместо этого вносится дополнительная запись, где указывается, какие сведения признаются недействительными, после чего вносится правильная информация Титульный лист: правила заполнения Ведение трудовых книжек и записи в них, таким образом, производятся по строго установленным правилам, которые касаются и оформления титульного листа.

Он заполняется первым работодателем, и правильность внесения информации заверяется подписью работника. Сведения, указываемые в титульном листе: фамилия, имя и отчество в полном соответствии с паспортом гражданина РФ.

Если фамилия меняется за время работы, производится исправление, при этом старая фамилия зачеркивается; дата рождения; данные об образовании вносятся на основании предоставляемого сотрудником документа об образовании.

Если гражданин получает дополнительное образование, информация о нем вносится без каких-либо исправлений старых данных; специальность указывается в именительном падеже; дата заполнения; подпись ответственного за заполнение лица с расшифровкой, подпись владельца. Кадровый документооборот января У нас ООО с года, книга учета трудовых не велась,сейчас хочу завести новую за год -всех кому выдавала и принимала запишу,а как быть с теми людьми которые уже работают у нас их записать в приход книжек или нет?

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Кадры 1. Если книга ранее в организации не велась, то ее необходимо оформить. Главная Особенности ведения и заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — это обязательный документ на любом предприятии, при проверке сотрудниками гос. Ведение книги учёта следует возложить на инспектора по кадрам приказом или прописать в должностной инструкции данной обязанности.

Следует напомнить, что сами трудовые книжки необходимо хранить в сейфе отдельно от книги учёта движения трудовых книжек Следует напомнить, что сами трудовые книжки необходимо хранить в сейфе отдельно от книги учёта движения трудовых книжек. Форма регистрации трудовых книжек Учет трудовых книжек осуществляется путем их регистрации в специальной учетной форме. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях п. Штрафы за отсутствие или нарушение учета Кто заполняет книгу учета Заполнение книги учета движения трудовых книжек осуществляет сотрудник, на которого в организации возложена обязанность оформления и хранения этого документа. Обычно это кадровик. Эта обязанность возлагается либо приказом руководителя, либо прописывается в должностной инструкции.

В журнале учета отражаются только оформленные книжки. Как заполнять книгу учета трудовых книжек — основные принципы Что такое книга учета движения трудовых книжек — законы и правовое регулирование С точки зрения действующего законодательства, работодатель обязан обеспечивать хранение, учет, внесение записей и выдачу трудовых книжек работникам в определенных ситуациях. Это постановление устанавливает основные принципы работы с трудовыми книжками, обязанности работодателя по их ведению, хранению и заполнению.

В данном документе устанавливаются используемые формы и бланки документации — как непосредственно самих трудовых книжек, так и подшиваемых в них вкладышей, а также журналов учета трудовых книжек. Учет трудовых книжек и записи в журнале проводятся непосредственно работодателем.

Однако он имеет право назначать сотрудников, ответственных за ведение подобной документации.

Книга учета движения трудовых книжек

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников. Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа г.

Трудовая книжка, вкладыши. Под регистрацией документов понимается запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения п.

Все работодатели обязаны организовать учет трудовых книжек работников, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого ведется журнал или книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них п. Постановлением Правительства РФ от Книга учета движения трудовых книжек образец.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

Сколько кадровику хранить старый табель? Вопрос При проверке правильности ведения книги учета движения трудовых книжек обнаружено, что бывший работник, ответственный за ее ведение, пропустил некоторых работников и вообще не внес записи о них и их трудовых книжках. Можно ли дополнить недостающие сведения о работающих в книгу на текущую дату? Что делать, если не обнаружены записи об уже уволенных работниках, которые давно забрали трудовые книжки? Статья об учете трудовых книжек поможет вам не допускать ошибок в работе. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Инструкция по ведению книги учета трудовых книжек

N Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятий трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией, поселковым или сельским Советом народных депутатов, уличным комитетом справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена исполнительным комитетом соответствующего Совета народных депутатов , уволенные из рядов Вооруженных Сил СССР обязаны предъявить администрации военный билет. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Идея отмены бумажных бланков трудовых книжек обсуждается уже давно, но до сих пор не воплощена в реальность. На сегодняшний день трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, который позволяет работодателю отследить весь трудовой путь работника, а для работника служит подтверждением трудового стажа. В данной статье рассмотрим особенности учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также операций по их выдаче работникам. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также отражаются основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее. В таком документе должны быть отражены все факты перемещения книжки каждого из работников.

.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

.

Как ведется учет движения трудовых книжек в организации.

.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 4
  1. Григорий

    Сергей Чернышов очень популярно все обьяснил!

  2. Луиза

    2. Принимает решение о возбуждении уголовного дела следователь или дознаватель, а прокуратура лишь проверяет законность этого возбуждения.

  3. Эрнст

    Наша национальная идея ТЕРПеТЬ

  4. skutabdie

    2 підрозділ 10 доповнити пунктом 49 такого змісту:

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.